Rekisteriseloste/ tietosuojaseloste 10/2024

(Henkilötietolain (523/99) 10 §:n / EU GDPR 25.5.2018 alkaen mukainen rekisteriseloste/tietosuojaseloste)

1. Rekisterinpitäjä

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Pasi Inkinen / pasi.inkinen@iodo.fi

3. Rekisterin nimi / käyttötarkoitus

IODO Oy asiakasrekisteri / asiakkuuksien hoidon kannalta välttämätöntä tietoa. IODO Oy työntekijärekisteri / työsuhteen ylläpidon kannalta välttämätöntä tietoa.

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Asiakastietoja – sisältää mahdollisesti yhteyshenkilöiden henkilötietoja – käytetään IODO Oy:n palvelujen tuottamiseen ja työtehtävien hoitamiseen kuten asiakkaan yksilöintiin ja tunnistamiseen palvelu- tai myyntitapahtumassa.

Asiakasrekisteriä käytetään myös lakiin perustuvien sekä viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten säilytys-, raportointi- ja kyselyvelvoitteiden hoitamiseen.

Henkilötietoja käytetään myös henkilötietolain sallimissa ja velvoittamissa rajoissa asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen, analysointiin, tilastointiin sekä tietopalveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen.

Henkilötiedot henkilötunnuksineen kerätään IODO Oy:n työntekijöiltä ja tässä yhteydessä tietoja käytetään työsuhteen ylläpitoon ja palkanmaksuun. Asiakkaalla on oikeus kieltää antamiensa tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin ilmoittamalla siitä IODO Oy:lle.

5. Rekisterin sisältämät tiedot asiakkaista

• Yrityksen Nimi Yhteyshenkilön Etu- ja Sukunimet
• Henkilötunnus (ainoastaan Seclan Oy työntekijärekisterissä)
• Osoitetiedot
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Pankkiyhteys (ainoastaan IODO Oy työntekijärekisterissä)
• Verotustieto (ainoastaan IODO Oy työntekijärekisterissä)
• Suoramarkkinointilupa
• Asiakkaan itsensä antamat lisätiedot, sekä asiakassuhteen hoitoon ja/tai markkinointiin liittyvät tiedot

Kaikkia edellä mainittuja tietoja ei välttämättä kerätä rekisterimerkinnän tuottaneen asiakassuhteen syntytavan johdosta, ja ei siksi tule löytymään kaikkien asiakkaiden tiedoista. Asiakas antaa suostumuksensa näiden tietojen tallettamiseen asiakkuuden syntyessä työpyynnön tai muun asiakassuhteen muodostumisen yhteydessä.

Asiakkaalla on oikeus saada nähtäväkseen hänestä talletetut tiedot, korjata näiden tietojen oikeellisuus sekä tulla pyydettäessä poistetuksi rekisteristä, mikäli asiakassuhdetta eikä laskutusperusteita enää ole.

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään:

• Rekisteröidyltä itseltään
• Väestörekisteristä
• Viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä lain sallimissa rajoissa esimerkiksi työntekijän veroprosentti. Lisäksi rekisteriin kerätään muita kuin henkilötietoja palvelu- tai tuotetilauksien sekä ongelmanratkaisuiden yhteydessä seurattavuuden, dokumentoinnin ja mahdollisen laskutusperusteen syntymisen määrittämiseksi.

7. Tietojen luovutus

IODO Oy voi luovuttaa asiakastietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman sitovia sopimuksia tiedon käsittelystä ja salassapidosta.

Seclan Oy:n henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin.

8. Rekisterin suojaus

Henkilörekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että sekä manuaalisesti tallennettuihin, että tietojenkäsittelyjärjestelmiin tallennettuihin henkilörekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on siihen oikeus. Rekisterinpitäjä on järjestänyt toimitiloihinsa kulunvalvonnan. Tietojenkäsittelyjärjestelmät on suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä määriteltyjen käyttäjätunnusten ja oikean salasanan syöttämistä. Toimeksiantosopimuksilla – esimerkiksi sopimukset pilvipalveluiden käytöstä – velvoitetaan rekisterinpitäjän toimeksiannosta henkilötietoja käsitteleviä tahoja suojaamaan henkilötietoja vastaavalla tavalla.

9. Rekisteröidyn kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Kielto tulee tehdä rekisterinpitäjälle kirjallisesti.

10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus, tietojen korjaaminen ja tietojen säilytysaika

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut, itseään koskevat tiedot.

Asiakassuhteen päättyessä asiakkaan tiedot poistetaan rekisteristä heti, kun niiden käsittely ei ole enää tarpeen, mutta viimeistään lain edellyttämän määräajan päätyttyä.

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.

Rekisteröidyn kielto- ja tarkastusoikeuden toteuttamiseksi sekä tiedon korjaamiseksi rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön.